Klasseren en archiveren : 6 tips voor een goed archief
Staat jouw archief al helemaal in de cloud? Dit lijkt een mooie droom voor een archief. Toch blijft het belangrijk en soms zelfs wettelijk verplicht om bepaalde zaken op papier te bewaren en archiveren. Het correct opbergen van documenten behoort bij niemand tot zijn favoriete bezigheden. Aan de hand van volgende tips kan je deze klus net iets minder vervelend maken en vlotter laten verlopen.
- Zorg ervoor dat zowel je digitaal als fysiek archief overeenkomen in structuur. Denk na over een logische structuur en zorg ervoor dat, eenmaal deze op punt staat, jijzelf en anderen zich hieraan houden. Als het duidelijk is voor iedereen waar welke documenten thuishoren, hoeft niemand te veel na te denken en wordt het opbergen van documenten gemakkelijker. Achteraf iets terug nodig? Aan de hand van je structuur vind je het meteen terug!
- Bewaar enkel definitieve versies en zorg dat de stukken volledig zijn. Archiveer dus pas definitief als je weet dat het dossier afgewerkt en volledig is.
- Archiveer regelmatig. Wanneer je pas na een half jaar aan die onoverzichtelijke stapel papieren op je bureau begint, lijkt het wel een eeuwigheid te duren.
- Een archief is een dynamisch geheel. Dit betekent: één keer per jaar het archief uitmesten! Zo’n jaarlijks opruimrondje zorgt ervoor dat je de rest van het jaar met een gerust hart kan archiveren, zonder het gevoel te hebben dat de documenten in een bodemloze put verdwijnen. Boekhoudkundige stukken moeten 7 jaar in het archief blijven (FOD Financiën). Je kan jaarlijks dus veel papier laten verdwijnen in de versnipperaar! Sommige documenten bewaar je om contractuele redenen, maar meestal vervalt deze verplichting na enkele jaren. Volg dit dus goed op. Projectdocumentatie van een systeem/procedure dat uit circulatie is gehaald moet je niet bewaren. De handleiding van een machine die defect is of verkocht werd heeft nog weinig waarde in je archief. En zo zijn er talloze voorbeelden van zaken die je jaarlijks kan verwijderen uit je archief.
- De categorie ‘diversen’ is in veel archieven een uitpuilende map of zelfs kast, waarin niemand echt zijn weg nog vindt. Voor deze categorie is een archief op alfabetische volgorde een echte aanrader. Belangrijk is wel om dan af te spreken of je op naam van de klant, leverancier, contactpersoon of project sorteert.
- Goed werkmateriaal maakt een archiefklus niet alleen een stuk aantrekkelijker, het geeft ook een verzorgde indruk en komt de overzichtelijkheid van het archief ten goede. Zorg er dus voor dat je steeds een bepaald type mappen of archiefdozen gebruikt (steeds dezelfde afmetingen), dat je geen etiketten gebruikt waarvan de benaming 3 keer werd doorstreept en stockeer je mappen optimaal in aangepaste rekken.
Onze specialisten hebben al menig archief onder handen genomen en staan dan ook voor jou klaar om je te helpen met de optimale inrichting van jouw archief. Geef ons de afmetingen van de ruimte door samen met de afmetingen van de te archiveren mappen of dozen en wij bepalen aan de hand van een intekening het optimale aantal niveaus in de rekken, de beste tussenruimte tussen twee niveaus en twee staanders zodat je zoveel mogelijk kan stockeren in de beschikbare ruimte.
Beperkte ruimte om te archiveren? Misschien kan een mobiel archief soelaas brengen!
Vraag vrijblijvend een offerte aan.
